Slimmer werken

Oorzaken van onvoldoende presteren

Al werkend aan het oplossen van de problemen waar de gemeente Amsterdam zich mee geconfronteerd zag werd geleidelijk aan duidelijk dat het hoofdprobleem is dat niet het te bereiken maatschappelijk resultaat centraal staat maar de domeinbelangen van de verschillende overheidsinstellingen. Door vervolgens de werkprocessen van de gemeente te analyseren werden vier dieper liggende hoofdoorzaken van onvoldoende presteren van de gemeente opgespoord:

1.       Institutionele verlamming

2.       Vastgelopen werkprocessen

3.       Versnipperde en ondermaatse bedrijfsvoering

4.       Onvoldoende zelfwerkzaamheid van burgers.

De praktijktheorie
Zeven jaar zoeken, tasten en uitproberen hebben een praktijktheorie opgeleverd die zowel betrekking heeft op hoe een slimmere overheid er inhoudelijk uit ziet als op de wijze waarop deze slimme overheid veranderkundig ook daadwerkelijk gerealiseerd kan worden. De praktijk theorie is mede geïnspireerd op inzichten uit literatuur en praktijkvoorbeelden elders, met z'n velen is er gewerkt aan de slimme gemeente. Het is in heel Nederland op vele plekken aan de orde. De ideeën zijn niet alleen van Amsterdam want er is veel slim gejat. De praktijkervaringen hier zijn gebaseerd op Amsterdam. Op basis van een visie op hoe de slimme gemeente er vanuit de belevingswereld van de burger uit zou moeten zien werd op zoek gegaan naar antwoorden op de vaag welke verbeteringen in het interne functioneren nodig zijn om deze ideale gemeente voor elkaar te krijgen. In de Amsterdamse praktijk zijn met trial en error oplossingen gevonden voor de problemen waar de gemeente zich mee zag geconfronteerd. Deze voorbeelden van slimmer werken laten zien dat een slimme gemeente al in de praktijk aan het ontstaan is.

De principes van slimmer werken
Al werkende werd duidelijk dat er een aantal principes ten grondslag liggen aan de oplossingen die in de praktijk goed uitpakten: de principes van slimmer werken. Deze principes sluiten aan bij genoemde hoofdoorzaken van onvoldoende presteren. De rode draad bij deze principes is het centraal stellen van het te behalen maatschappelijk resultaat boven de domeinbelangen van de verschillende betrokken instituties. De principes zijn:

• Het 4R-model 
  Klik hier voor meer informatie over het 4R-model
• Vlottrekken werkprocessen
  Klik hier voor meer informatie over het vlottrekken van werkprocessen
• Gedeelde bedrijfsvoering
  Klik hier voor meer informatie over gedeelde bedrijfsvoering
• Burger empowerment
  Klik hier voor meer informatie over burger empowerment

Deze principes van slimmer werken vormen in hun onderlinge samenhang de contouren van een nieuw overheidsparadigma in wording.

Veranderingsmanagement
De praktijktheorie gaat naast deze principes van slimmer werken ten slotte ook over het veranderproces dat bij de gemeente Amsterdam enkele jaren geleden in gang is gezet om de visie op de slimme gemeente ook daadwerkelijk te realiseren. Een deel van de aanpak bestond uit elementen die vrij algemeen zijn en een ander deel bestond uit de strategie van verleiden. De tactiek van verleiding is een van de meer specifieke elementen van het veranderingsmanagement bij de gemeente Amsterdam. Het feit dat in Amsterdam niemand de baas is, was een gegeven van waaruit moest worden gewerkt. Een van de weinig opties om het veranderproces te starten was daarom de tactiek van verleiden: mensen en organisaties op basis van vrijwilligheid proberen mee te krijgen.

Hiernaast kunt u doorklikken naar een van de slimme werkprincipes of de veranderingsmanagement.