Gedeelde bedrijfsvoering

De versnipperde en ondermaatse bedrijfsvoering op veel plaatsen binnen de gemeente Amsterdam staat slimmer werken in de weg. Wanneer elk organisatieonderdeel van een gemeente bijvoorbeeld haar eigen ICT-systemen heeft, kan niet aan een belangrijke randvoorwaarde worden voldaan om slim te kunnen werken. Slim werken vereist immers één ICT-infrastructuur met dezelfde ICT-standaarden.

Gedeelde normen
De basis voor een goede bedrijfsvoering zijn gedeelde minimumnormen inzake de ondersteunende functies zoals personeelsmanagement, financiën en ICT.

Gezamenlijke ICT-standaarden
Gemeenschappelijke ICT-basisinfrastructuur is een absolute voorwaarde om een slimme gemeente mogelijk te maken. Deze bestaat uit:

1.       ICT-standaarden waardoor geautomatiseerde gegevensuitwisseling mogelijk wordt,

2.       authentieke basisregistraties (van vastgoed, personen, adressen en bedrijven) waar alle diensten en stadsdelen verplicht gebruik van moeten maken in het kader van het eenmalig vastleggen en meervoudig gebruiken van gegevens, en

3.       een gemeenschappelijke back office (telefoonnummer, website, contactcenter)

Shared service centers
Doorgeslagen interpretatie van het concept van integraal management heeft geleid tot een versnippering van de bedrijfsvoering binnen veel organisaties. Met als gevolg hoge kosten en vaak lage kwaliteit en grote kwetsbaarheid van de bedrijfsvoering. Het shared service concept biedt een oplossing uit dit probleem. Nadrukkelijk wordt gesproken van een concept omdat de organisatorische vormgeving van geval tot geval kan verschillen. Van lichte samenwerking-

afspraken over onderlinge vervanging en gemeenschappelijke professionaliseringsprogramma’s, via interne shared service centers tot outsourcing. De keuze voor de vorm is afhankelijk van de aard van de werkzaamheden.

Gezamenlijke inkoop
Gezamenlijk inkopen bespaart erg veel geld. Dat kan dan worden uitgegeven aan het oplossen van problemen in de stad. Binnen de gemeente Amsterdam is een proces op gang gekomen om met behulp van mantelcontracten gezamenlijk in te kopen. Nu al worden daarmee miljoenen bespaard. Gemeenschappelijke inkooporganisatie is de volgende stap in het proces van steeds verdergaande samenwerking.